Logiciel de géolocalisation de flotte
La géolocalisation de flotte nécessite la mise en place dans chaque véhicule d'un récepteur GPS. Cet appareil détermine entre autres la position exacte du véhicule ainsi que sa vitesse de déplacement. Ensuite ces informations sont transmises via le réseau GSM à un logiciel chargé de centraliser, traiter et stocker les données et les restituer à la demande à l’utilisateur final qui désire connaître à distance la position de chaque véhicule. Nous allons détailler dans cet article les exigences minimales attendues pour un logiciel de géolocalisation.
Logiciel On-Premises
Un logiciel On Premise désigne une solution installée et exécutée localement, sur les serveurs ou ordinateurs d'une entreprise, par opposition à un logiciel SaaS hébergé à distance par un fournisseur. Le logiciel est déployé sur les serveurs ou postes de travail de l'entreprise. Il est donc nécessaire de gérer la maintenance en interne, la gestion des mises à jour et des sauvegardes. L’accès est limité au réseau local de l’entreprise. Toutefois il faudra prévoir une passerelle permettant de faire le lien avec les traceurs GPS.
Le coût initial est élevé dû à l’investissement en matériel informatique, licences et compétences techniques. De plus la scalabilité est limitée, par exemple l’évolution de votre flotte en terme de nombre de véhicules à géolocaliser implique tôt ou tard l’ajout d'ordinateurs ou de serveurs.
Le On-Premise reste pertinent pour les organisations priorisant la souveraineté des données, mais il est de plus en plus concurrencé par le SaaS pour sa simplicité et sa flexibilité. Pour les petites et moyennes entreprises, nous conseillons le logiciel SaaS.
Logiciel SaaS
Les solutions numériques en mode SaaS permettent d’accéder en ligne à des logiciels mis à disposition par des prestataires spécialisés. Très faciles à déployer car ne nécessitant aucune installation, ils permettent de disposer facilement de solutions performantes à moindre coûts dans un grand nombre de domaines : la comptabilité, la gestion des ressources humaines, etc. et bien sûr la géolocalisation de véhicules.
Le logiciel SaaS est entièrement géré par le fournisseur, pas besoin de maintenance ou de mise à jour ou de disposer de serveur local. Pas de sauvegarde de vos données à gérer car elles ne sont pas stockées localement mais sur les serveurs distants du fournisseur. Pas de mise à jour logicielle, ainsi vous êtes certains que tous les utilisateurs disposent de la même version.
Pour accéder au logiciel il suffit de rentrer l’adresse du logiciel dans la barre d’adresse de votre navigateur web et ensuite de rentrer vos identifiant pour accéder à l’application. Bien entendu il faut disposer d’une connexion internet. Le logiciel doit être responsive c'est-à-dire s’adapter à la taille du terminal que ce soit un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
Chaque utilisateur dispose d’un compte, avec des niveaux de droits associés spécifiques, lui permettant d’accéder à la plateforme selon son rôle et ce qu’il a à y faire : lecture seule, modification, etc. En principe un administrateur délivre et gère les accès à des utilisateurs. Ainsi lorsqu’un employé quitte l'entreprise, il est facile de lui retirer son accès. Par exemple l'administrateur peut accéder à l’ensemble des véhicules de la flotte, alors qu’un utilisateur peut avoir un accès restreint à certains véhicules. On peut imaginer donner un accès temporaire en lecture seule à un client, par exemple pour suivre les déplacements d’un camion qui doit effectuer une livraison sur son site.
Les fournisseurs de solutions SaaS garantissent habituellement d’être à jour sur les règles de protection des données (RGPD). Les informations de géolocalisation collectées ne peuvent être conservées que durant la période nécessaire à la réalisation des objectifs visés. En principe, les informations obtenues par la géolocalisation ne doivent pas être conservées plus de deux mois. Toutefois, elles peuvent être conservées un an lorsqu’elles sont utilisées pour optimiser les tournées ou à des fins de preuve des interventions effectuées, lorsqu’il n’est pas possible de rapporter cette preuve par un autre moyen. Enfin, elles peuvent être conservées cinq ans lorsqu’elles sont utilisées pour le suivi du temps de travail. Ces exigences sont directement gérées par le logiciel.
Ce modèle permet d’avoir des faibles coûts d'installation et d'infrastructure, qui sont nettement inférieurs à celui de l’acquisition traditionnelle de logiciels, dits “On Premise”. L’abonnement couvre l’ensemble des services d’hébergement, de sauvegarde des données, de mise à disposition du logiciel et de maintenance.
Le marché du modèle SaaS est en plein développement, ainsi vous avez le choix parmi des fournisseurs concurrents, avec des prix attractifs notamment pour les petites structures.
Fonctionnalités
Un logiciel performant doit disposer de fonctionnalités minimales que nous allons aborder dans ce chapitre.
Gestion des comptes utilisateur
Gérer l’accès aux utilisateurs est primordial, en particulier pour une application SaaS. Il existe un super utilisateur souvent nommé administrateur. C’est lui qui crée et ensuite gère les accès. Il décide également quels sont les véhicules visibles pour chaque utilisateur, c'est-à-dire tout ou partie de la flotte. Souvent il y a un troisième niveau : l’invité. Ce dernier aura un accès uniquement en consultation, il ne pourra pas modifier de données.
Déplacements
Un traceur gps génère périodiquement des positions lorsque le véhicule est en mouvement. Chaque position est traitée et mémorisée par le logiciel. Ainsi il sera possible de visualiser directement sur une carte les déplacements de chaque véhicule. Pour voir une partie précise, il suffit de borner l’affichage en définissant une date et une heure de départ et d’arrivée.
Trajets
Le trajet est moins détaillé que les déplacements mais il facilite l’exploitation des données sur une plus grande période (jour, semaine ou mois). Lorsque le véhicule démarre, la date et l’heure ainsi que l’adresse sont enregistrées. Même chose lorsque le véhicule s'arrête pendant un temps défini (par exemple au moins 10 minutes). L’application calcule alors différentes données telles que la distance parcourue, la vitesse moyenne, le carburant consommé, etc. La restitution peut alors se faire sous la forme d’un tableau qui liste tous les trajets du véhicule. Le temps d’arrêt entre chaque arrêt est aussi affiché. Vous pouvez télécharger les rapports de trajet sous différents formats (pdf, tableur).
Suivi en temps réel
Un logiciel performant offre une géolocalisation en temps réel, dès lors que le véhicule se déplace, sa position doit être rafraîchie à l’écran avec un faible temps de latence (maximum 60 secondes). La vue de toute la flotte est intéressante pour suivre la dernière position connue de chaque véhicule directement sur la carte.
Alarmes
Le logiciel doit offrir de nombreuses alarmes paramétrables. Par exemple, vous définissez des horaires quotidiennes où un véhicule n’a pas le droit de se déplacer. Si le chauffeur ne respecte pas ces règles, vous recevez une notification. Cela peut aussi signifier que le véhicule a été volé. L’idée est de définir une alarme lorsque le véhicule se déplace en dehors des horaires de travail.
Geofencing
Le geofencing ou géo barrière est une technique qui mémorise l’entrée et la sortie d’un véhicule dans un périmètre géographique préalablement défini par vos soins. Cette fonctionnalité est intéressante dans le milieu professionnel pour s’assurer qu’un véhicule s’est bien rendu sur un site client, ou pour facturer un temps d’intervention, pour s’assurer qu’un véhicule respecte son secteur d’intervention (par exemple un département, une région), etc.
Tableau de bord
Le tableau de bord compile en quelque sorte les trajets. Vous avez une vue synthétique de toute votre flotte. En un coup d'œil il est possible d’identifier des comportements inhabituels : kilométrage trop important, des horaires non respectées, etc.
Conclusion
Le logiciel SaaS offre de nombreux avantages dont la flexibilité et un coût attractif. Il permet aux entreprises de toutes tailles de facilement se doter d’un outil de géolocalisation de véhicules.
Cliquez sur ce lien pour une démo de notre logiciel SaaS de géolocalisation de véhicules.
par RDELECTRONIQUE – Spécialiste de la géolocalisation de véhicules.